Microsoft Access
1.1 Latar Belakang
Microsoft Access (atau Microsoft Office Access)
adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan
untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini
merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya
Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga
menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi
terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft
Office System 2007.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan
di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL
Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar
ODBC. Para pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk
mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer
yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak
aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi
objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di
dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh
perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah
sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access
juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang
disimpan di dalam server yang menjalankan.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah
sejarah Microsoft Access ?
2. Apa saja
fitur yang diperoleh dari Microsoft Access ?
3. Bagaimana
pola pengembangan yang dapat dimanfaatkan dari fitur yang ada didalam program
Microsoft Access tersebut?
1.3 Tujuan
Penulisan
1. Agar
masyarakat mengetahui bagaimana sejarah dari Microsoft Access.
2. Agar
masyarakat mengetahui apa saja fitur Microsoft Access.
3. Memberi informasi kepada
masyarakat agar mereka mampu mengembangkan aplikasi
Microsoft Access dengan fitur-fitur
yang ada.
2.1 Sejarah Microsoft Access
Microsoft pertama kali merilis
Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis
versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft
menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah
sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft
Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan
ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih
disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disketfloppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.
Perangkat lunak tersebut bekerja dengan
sangat baik pada sebuah basis data dengan
banyak record tapi
terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran
basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (pada
saat itu, memang hard disk yang
beredar masih berada di bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya
memperingatkan bahwa beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno
atau konfigurasi yang tidak benar.
Nama kode (codename) yang digunakan
oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum
Microsoft mengembangkan Microsoft
Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang
digunakannya dinamakan dengan Ruby. Bill Gates melihat
purwarupa (prototype) tersebut dan memutuskan bahwa komponen bahasa
pemrogramanBASIC harus
dikembangkan secara bersama-sama sebagai sebuah aplikasi terpisah tapi dapat
diperluas.
Perbedaan database ini meliputi :
1. Platform
atau system operasi
Pada bidang ini Mysql lebih baik karena dapat digunakan di OS (Operation
system) Windows, Linux, Machintosh, dan OS lainnya. Sedangkan Microsoft access
hanya dapat digunakan di OS buatan Microsoft seperti Windows XP, 98 , NT ,
ME/2000 , Vista. Mysql cukup flexible untuk hal ini.
2.
Lisensi atau harga
- MS (Microsoft) Access memiliki lisensi berbayar yang harganya lumayan
mahal baik untuk perorangan maupun perusahaan.
- Mysql memiliki lisensi gratis yang bebas digunakan siapa saja, bagi
perusahaan komersial dikenakan biaya yang lebih murah dibandingkan database
lain di pasaran.
3. Sifat
database
- Penggunaan database Mysql dapat bersifat multi user, mampu menyimpan data
dan lainnya.
- Penggunaan database MS.Access hanya sebatas single
user saja.
4. Tampilan
- Microsoft Access bersifat program GUI(Graphic User Interface), yang
mempunyai warna dan pilihan objek.
- Mysql mempunyai tampilan layaknya DOS, berupa latar belakang hitam dan
tulisan putih.
5.
Kecepatan
Mysql lebih cepat daripada MS.Access
dalam waktu koneksi dan pemrosesan data.
6.
Penggunaan dalam internet
Mysql dapat digabungkan dengan web server oleh bahasa pemrograman
sedangkan Ms.Access tidak bisa.
7.
Penggunaan dalam jaringan LAN
Mysql berjalan lebih baik dalam sebuah instalasi jaringan dan cocok untuk
membantu setiap client, untuk Ms.Access sulit dilakukan.
2.3 Pengembangan dengan Fitur Microsoft Access
Bagaimana memulai microsoft Access
1.
Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft
Access
2.
Setelah terbuka klik Blank Database, pada
jendela file new database isikan nama file yang diinginkan misalkan Koperasi
(Untuk membuat aplikasi penjualan Barang di Koperasi PT. AGH.)
Obyek-obyek dalam Microsoft Access :
1.
Table
Table digunakan untuk menyimpan data dalam suatu obyek, table memiliki arti
sekumpulan data sejenis. Table sendiri memiliki item informasi :
a.
Field : Data terkecil dari sebuah table yang menempati
bagian kolom.
b.
Record : Kumpulan beberapa field yang saling berhubungan
yang menempati bagian baris.
Langkah membuat Table
1.
Pada jendela database klik Table.
2.
Klik dua kali create table in design view
3.
Pada jendela table ketikan field-field table Barang
beserta tipe datanya, jangan lupa tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key.
seperti gambar dibawah ini.
4.
Pilih File Save. Ketikan Nama
Table, karena table ini berkaitan dengan Barang. Kit simpan dengan nama “
Tbl_Barang ”.
5.
Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk
membuat table-table lainnya.
2.
Query
Query adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting
dan menganalisa suatu data dengan cara lain..
Langkah-langkah
membuat Query
1. Pada Jendela
database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.
2. Pada Jendela
Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query, mislanya kita
pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada
table yang ingin dipakai lagi klik Close.
3. Untuk
menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada
Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang
4. Untuk
melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa
langsung mengklik icon Run pada toolbar.
5. Untuk
menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama
query lalu klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan
saja.
6. Untuk
menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin menampilkan
Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik tombol
panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor kesebelahnya lalu
klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang.
7. Untuk
Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah Pilih
field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik B001.
8. Untuk
Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya adalah pada
saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu
klik Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat
hubungan antara table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field
NIK pada Tbl_H_Pjl
tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan
“akan muncul garis penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat
penghubung). Pilih Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada
criterinya diketik “F0001”. Setelah itu Jalankan Query.
9. Untuk
melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form
penjualan. Caranya :
a.
Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih
tbl_D_Pjl klik Add klik close
b.
Pada jendela Query buat Query seperti dibawah ini
Pada kolom terakhir pada field ketikan “ Total Harga = [Harga] *
[Jumlah]
Jika dijalankan Hasilnya.
c.
Simpan Query
dengan nama qry_Detail_Penjualan
3.
Form
Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat control
proses memasukkan, memeriksa dan memperbaharui data.
4.
Report
Report adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah
diformat.
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian dari bab-bab
sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1.
Dilihat dari sejarah Microsoft Access, Microsoft
pertama kali merilis
Microsoft
Access 1.0 pada bulan November 1992. Nama kode (codename) yang digunakan
oleh Access pertama kali adalah Cirrus yang dikembangkan sebelum
Microsoft mengembangkan Microsoft
Visual Basic, sementara mesin pembuat form antarmuka yang
digunakannya dinamakan dengan Ruby.
2.
Antara program Microsoft Access dan program MYSQL keduanya
cukup bagus
untuk perusahaan
ataupun perseorangan. Namun ada beberapa kelemahan yang berbeda diantara
software ini yang bias saling melengkapi.
3. Program
Microsoft Access dan MYSQL mudah dipahami, namun MYSQL agak
sedikit
sulit karena tidak menggunakan visual program tapi DOS yang harus diketik dan
menghafal rumus tertentu.
2. Salah satu
keunggulan dari fitur Microsoft Access dilihat dari perspektif
programmer
adalah kompatibilitasnya dengan bahasa pemrograman Structured Query Language
(SQL).
3.
Obyek-obyek didalam Microsoft Access :
·
Table
·
Query
·
Form
·
Report